A+ A- A
Aucune notice dans le panier
Identification OPAC

Recherche catalogue

A partir d'ici, vous pouvez lancer directement une recherche dans le catalogue de la MDA

Aide

Recherche élargie

Informatiser la gestion de la bibliothèqueBT informatiser mini

Connaître le principe et les avantages d'une informatisation, mais aussi les principaux freins, les différentes étapes à suivre afin d'améliorer la gestion des collections.

Un logiciel de gestion de bibliothèque sert à :

  • effectuer des recherches dans le catalogue par titre, nom d'auteur, etc. (portant à la fois sur le fonds propre de la bibliothèque et les documents déposés par la Médiathèque départementale) ;
  • enregistrer les prêts et les retours de documents ;
  • réserver un document (déjà emprunté ou non) pour un lecteur
  • éditer des courriers de relance, des listes de nouveautés, etc. ;
  • établir des statistiques sur l'activité de la bibliothèque.

 

L'informatisation permet aussi d'offrir aux lecteurs de nouveaux services. Ils peuvent de manière autonome :

  • faire des recherches dans le catalogue,
  • réserver des documents,
  • consulter la liste des documents empruntés, voire les prolonger.
    • soit à l'intérieur de la bibliothèque, si des postes de consultation publique du catalogue, ou OPAC (Online Public Access Catalog), sont mis à leur disposition.
    • soit depuis chez eux ou depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet, si le logiciel comprend un catalogue en ligne.

 

Attention : l'informatisation fait gagner du temps dans la gestion quotidienne d'une bibliothèque, et améliore nettement la qualité de cette gestion, mais elle prend, au départ, beaucoup de temps.

Lecteur La SalvetatC'est le principal obstacle : une informatisation coûte cher.

 

Il faut compter, en budget d'investissement :

  • le matériel,
  • les licences - sauf dans le cas d'un logiciel libre,
  • l'installation et le paramétrage,
  • la formation.

 

Il faut prévoir les dépenses de fonctionnement suivantes :

  • la maintenance du matériel (environ 12% du montant du matériel, à partir de la 2ème année),
  • la maintenance du logiciel, qui couvre l'assistance et la fourniture de mises à jour régulières (environ 20% du montant des licences),
  • diverses fournitures : codes barres, cartes de lecteurs,
  • éventuellement l'hébergement, dans le cas d'une version web du logiciel.

 

  • Rédiger un cahier des charges succinct incluant :
    • une présentation de la bibliothèque et des évolutions qu'elle prévoit,
    • les éventuelles contraintes techniques à prendre en compte : caractéristiques du câblage,...
    • les principales fonctionnalités logicielles requises,
    • une série de questions auxquelles le soumissionnaire répondra.

Il est tout à fait inutile de tenter de dresser une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités souhaitées : aucun éditeur ne développera pour vous un logiciel sur-mesure. De même, les questions posées aux soumissionnaires ne balayeront pas l'ensemble des modules, mais devront être ciblées sur quelques points particulièrement importants, qui permettront de vraiment faire la différence entre les offres.

  • Envoyer ce cahier des charges à plusieurs éditeurs, afin d'obtenir au moins 3 devis.

     

  • Sélectionner une offre en s'appuyant, si possible, sur :
    • une démonstration des logiciels les plus intéressants,
    • des contacts aussi approfondis que possible avec des bibliothèques équipées de ces logiciels,
    • un avis consultatif de la MDA.

 

Parallèlement, procéder à un désherbage rigoureux sur l'ensemble du fonds de la bibliothèque.

logo-SMICAPartenariat avec le SMICA :

En partenariat avec la Médiathèque départementale de l'Aveyron, le SMICA (Syndicat Mixte pour l'Informatisation des Collectivités Aveyronnaises) a lancé un appel d'offre pour l'informatisation des bibliothèques du département. Ainsi, les collectivités aveyronnaises qui souhaitent informatiser la gestion de leur bibliothèque peuvent bénéficier de tarifs privilégiés sur les produits de la société retenue (C3rb) et d'une procédure simplifiée. En effet, les collectivités adhérentes au SMICA n'ont pas besoin de rédiger un cahier des charges, ni de lancer d'appel d'offre, si elles choisissent la solution Orphée.net.


  • Acheter :
    • un PC - ou plusieurs - présentant les caractéristiques requises pour un bon fonctionnement du logiciel (caractéristiques communiquées par l'éditeur) ; certains éditeurs proposent des packs logiciel/matériel, d'autres ne vendent que leur logiciel ;
    • les périphériques nécessaires : douchette, imprimante, clé USB... ;
    • des étiquettes de codes à barres pour les documents ;
    • des cartes de lecteurs munies d'un code à barres différent de celui des documents.

Si les étiquettes et cartes de lecteurs sont achetées à un autre fournisseur que l'éditeur du logiciel, fournir un exemple de chaque à ce dernier.

 

  • Faire installer une connexion Internet et un antivirus sur le(s) poste(s) de travail.
  • Une fois le désherbage terminé, bipper les ISBN (le code barres commercial) de tous les livres du fonds et communiquer le fichier obtenu à l'éditeur.

Les principaux éditeurs proposent de livrer le logiciel avec les notices (généralement des notices de la Bibliothèque nationale de France) des livres de votre bibliothèque. Cela représente une économie de plusieurs mois de catalogage !

Cataloguer

  • Equiper chaque document d'un code à barres.

Certains éditeurs proposent, outre la fourniture des notices, la fourniture des fiches exemplaires liées aux notices. Il faut alors, lors de l'enregistrement de chaque ISBN, bipper également le numéro d'inventaire et saisir la cote du livre dans une application spécifique mise à disposition par l'éditeur.

  • Suivre la formation au logiciel. Elle dure entre 1 (bibliothèque gérée par des personnes bénévoles) et 3 à 4 jours (bibliothèque gérée par du personnel professionnel) et a toujours lieu dans les locaux de la bibliothèque.

En préparation de la formation :

  • durée de prêt des différents supports ?
  • nombre maximal de prêts par lecteur ?
  • prolongations, réservations possibles ou non ?
  • différentes catégories de lecteurs ?

Définir la façon dont les exemplaires seront décrits dans la base bibliographique.

La Médiathèque départementale souhaite proposer une grille d'exemplarisation commune pour tout le réseau.

Définir quel thésaurus de mots-matières sera utilisé pour les documentaires (c'est ce qui permettra de faire une recherche par sujet dans le catalogue).

  • Saisir le fichier des lecteurs.

La déclaration à la CNIL du fichier d'adhérents

  • Exemplariser tous les livres dont le fournisseur a livré la notice bibliographique (sauf si des fiches exemplaires présaisies ont été fournies avec le logiciel).

Exemplariser

  • Cataloguer et exemplariser tous les autres types de documents (disques compacts, vidéos...), ainsi que les livres dont le fournisseur n'a pas livré la notice bibliographique. L'importation de notices via Internet fait gagner à ce stade un temps précieux. C'est pourquoi il est indispensable de disposer d'une connexion Internet.

Vous voilà prêts à passer à la gestion informatisée !

Il n'est pas indispensable d'avoir terminé le catalogage et l'exemplarisation de l'intégralité du fonds pour démarrer le prêt informatisé : plusieurs logiciels disposent d'une fonction de catalogage express qui permet de prêter un document non traité.

cg12 Médiathèque départementale
Conseil départemental de l'Aveyron
BP724
12007 Rodez Cedex
Tél : 05 65 73 72 50

Contactez-nous