Connaître les avantages d'une informatisation et les principaux freins, les différentes étapes à suivre afin d'améliorer la gestion des collections.
Pourquoi ?
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Un logiciel de gestion de bibliothèque sert à :
- effectuer des recherches dans le catalogue par titre, nom d'auteur, etc. (portant à la fois sur le fonds propre de la bibliothèque et les documents déposés par la Médiathèque départementale) ;
- enregistrer les prêts et les retours de documents ;
- réserver un document (déjà emprunté ou non) pour un lecteur
- éditer des courriers de relance, des listes de nouveautés, etc. ;
- établir des statistiques sur l'activité de la bibliothèque.
L'informatisation permet aussi d'offrir aux lecteurs de nouveaux services. Ils peuvent de manière autonome :- faire des recherches dans le catalogue,
- réserver des documents,
- consulter la liste des documents empruntés, voire les prolonger.
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- soit à l'intérieur de la bibliothèque, si des postes de consultation publique du catalogue, ou OPAC (Online Public Access Catalog), sont mis à leur disposition.
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- soit depuis chez eux ou depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet, si le logiciel comprend un catalogue en ligne.
Attention : l'informatisation fait gagner du temps dans la gestion quotidienne d'une bibliothèque, et améliore nettement la qualité de cette gestion, mais elle prend, au départ, beaucoup de temps.
Le coût
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Le coût
C'est le principal obstacle : une informatisation coûte cher.
Il faut compter, en budget d'investissement :
- le matériel,
- les licences - sauf dans le cas d'un logiciel libre,
- l'installation et le paramétrage,
- la formation.
Il faut prévoir les dépenses de fonctionnement suivantes :
- la maintenance du matériel (environ 12% du montant du matériel, à partir de la 2ème année),
- la maintenance du logiciel, qui couvre l'assistance et la fourniture de mises à jour régulières (environ 20% du montant des licences),
- diverses fournitures : codes barres, cartes de lecteurs,
- éventuellement l'hébergement, dans le cas d'une version web du logiciel.
Choix du logiciel
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Le choix du logiciel
- Rédiger un cahier des charges succinct incluant :
- une présentation de la bibliothèque et des évolutions qu'elle prévoit,
- les éventuelles contraintes techniques à prendre en compte : caractéristiques du câblage,...
- les principales fonctionnalités logicielles requises,
- une série de questions auxquelles le soumissionnaire répondra.
Il est tout à fait inutile de tenter de dresser une liste exhaustive de toutes les fonctionnalités souhaitées : aucun éditeur ne développera pour vous un logiciel sur-mesure. De même, les questions posées aux soumissionnaires ne balayeront pas l'ensemble des modules, mais devront être ciblées sur quelques points particulièrement importants, qui permettront de vraiment faire la différence entre les offres.
- Envoyer ce cahier des charges à plusieurs éditeurs, afin d'obtenir au moins 3 devis.
- Sélectionner une offre en s'appuyant, si possible, sur :
- une démonstration des logiciels les plus intéressants,
- des contacts aussi approfondis que possible avec des bibliothèques équipées de ces logiciels,
- un avis consultatif de la MDA.
Parallèlement, procéder à un désherbage rigoureux sur l'ensemble du fonds de la bibliothèque.
Une fois le logiciel choisi :
- Acheter :
- un PC - ou plusieurs - présentant les caractéristiques requises pour un bon fonctionnement du logiciel (caractéristiques communiquées par l'éditeur) ; certains éditeurs proposent des packs logiciel/matériel, d'autres ne vendent que leur logiciel ;
- les périphériques nécessaires : douchette, imprimante, clé USB... ;
- des étiquettes de codes à barres pour les documents ;
- des cartes de lecteurs munies d'un code à barres différent de celui des documents.
Si les étiquettes et cartes de lecteurs sont achetées à un autre fournisseur que l'éditeur du logiciel, fournir un exemple de chaque à ce dernier.
- Faire installer une connexion Internet et un antivirus sur le(s) poste(s) de travail.
- Une fois le désherbage terminé, bipper les ISBN (le code barres commercial) de tous les livres du fonds et communiquer le fichier obtenu à l'éditeur.
Les principaux éditeurs proposent de livrer le logiciel avec les notices (généralement des notices de la Bibliothèque nationale de France) des livres de votre bibliothèque. Cela représente une économie de plusieurs mois de catalogage !
- Equiper chaque document d'un code à barres.
Certains éditeurs proposent, outre la fourniture des notices, la fourniture des fiches exemplaires liées aux notices. Il faut alors, lors de l'enregistrement de chaque ISBN, bipper également le numéro d'inventaire et saisir la cote du livre dans une application spécifique mise à disposition par l'éditeur.
- Suivre la formation au logiciel. Elle dure entre 1 (bibliothèque gérée par des personnes bénévoles) et 3 à 4 jours (bibliothèque gérée par du personnel professionnel) et a toujours lieu dans les locaux de la bibliothèque.
- Rédiger un cahier des charges succinct incluant :
Et après
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Et après...
- Saisir le fichier des lecteurs.
- Exemplariser tous les livres dont le fournisseur a livré la notice bibliographique (sauf si des fiches exemplaires présaisies ont été fournies avec le logiciel).
- Cataloguer et exemplariser tous les autres types de documents (CD, DVD...), ainsi que les livres dont le fournisseur n'a pas livré la notice bibliographique. L'importation de notices via Internet fait gagner à ce stade un temps précieux. C'est pourquoi il est indispensable de disposer d'une connexion Internet.
Vous voilà prêts à passer à la gestion informatisée !
Il n'est pas indispensable d'avoir terminé le catalogage et l'exemplarisation de l'intégralité du fonds pour démarrer le prêt informatisé : plusieurs logiciels disposent d'une fonction de catalogage express qui permet de prêter un document non traité.
Questions à trancher en préparation de la formation :
- durée de prêt des différents supports ?
- nombre maximal de prêts par lecteur ?
- prolongations, réservations possibles ou non ?
- différentes catégories de lecteurs ?
Définir la façon dont les exemplaires seront décrits dans la base bibliographique.
Afin d'harmoniser les pratiques aveyronnaises et pour simplifier les échanges de données, la MDA propose aux bibliothèques qui s'informatisent ou se ré-informatisent une grille d'exemplarisation standard, calquée sur les données d'exemplaire qu'elle utilise.
Données d'exemplaire - Grille commune pour toutes les bibliothèques aveyronnaisesDéfinir quel thésaurus de mots-matières sera utilisé pour les documentaires (c'est ce qui permettra de faire une recherche par sujet dans le catalogue). Le plus souvent, c'est l'indexation RAMEAU qui est privilégiée.
Des aides ?
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Quelles aides possibles ?
En matière d'informatisation, il est possible de demander une subvention auprès :
- de la DRAC (Etat) :
Dans le cadre de la Dotation Générale de Décentralisation, l'Etat octroie une aide financière (majorée pour des projets en réseau)
- du Conseil départemental de l'Aveyron :
Une aide financière à l’achat de matériel informatique et de logiciels, à hauteur de 30 % du montant total HT, peut également être demandée. Mais, elle concerne uniquement les projets de mise en réseau informatique au niveau intercommunal (informatisation de plusieurs bibliothèques en réseau ; ré informatisation de réseaux déjà constitués ; élargissement de réseaux déjà constitués à d'autres communes) et les projets d’informatisation de bibliothèque municipale souhaitant intégrer la base unique départementale
Projet de base unique
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Le projet de base unique départementale
L'objectif est de mutualiser les coûts et le travail de catalogage et de simplifier les démarches.Une expérimentation a été menée avec la Médiathèque du Pays rignacois dès 2019.
Aujourd'hui, c'est plus de 50 bibliothèques qui partagent la même base que celle de la MDA.
Les bibliothèques intéressées pour rejoindre le projet doivent se rapprocher de leur référent de territoire.
